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USBなどの可搬記録媒体は情報漏えいの危険性があります。特に会社内で利用する場合は企業全体に影響を及ぼす可能性があるため使用方法を徹底しなければなりません。

今回は可搬記録媒体を使う時に押さえておくべきルールと注意点を解説します。

那須塩原市でUSB紛失による情報漏えい

栃木県那須塩原市によると、個人情報400件が保存されたUSBメモリを紛失したことが明らかとなりました。

課税担当職員が会議の際にUSBを持ち出し、翌朝に保管場所を確認したところ、所在不明となっているようです。USBメモリ内には法人・個人の市民税還付に関するデータが記録されており、氏名・住所・口座番号など重要情報などが含まれています。口座情報に関しては339件もの被害が発生したとのこと。

重要データが紛失したことで、何者かによって悪用される事態が危惧されています。市では情報が流れてしまった対象者や事業所に電話で謝罪し、「セキュリティ関連の教育を改めて徹底し、再発防止に努めたい」と話しています。

可搬記録媒体を使うときのルール

可搬記録媒体の利用には多大なリスクが伴うため、原則として会社情報は可搬記録媒体に保存してはいけません。

また、基本的に可搬記録媒体を社外へ持ち出すことは禁止されていますが、どうしても持ち出す場合は、十分なセキュリティ対策を施した会社支給のものだけにしましょう。許可を得ていない個人所有の媒体や機器は絶対に使用してはなりません。

取引先とデータを共有する場合などは、可搬記録媒体ではなく、boxやGoogleドライブといったクラウドサービスの利用を検討してください。やむを得ず、可搬記録媒体を利用する必要がある場合は、企業の情報セキュリティ管理者などに連絡し、指示を受けるようにしましょう。データ共有はクラウドサービスを優先的に利用することで、データの持ち出しによる情報漏えいのリスクを減らすことができます。

利用する場合の注意事項を徹底しましょう

業務を行う上で、やむを得ず、会社情報をUSBメモリに保存する場合は、原則として会社のシステム管理者が指定したUSBメモリだけを使用するようにします。

また、どうしても会社情報を可搬記録媒体に保存する必要がある場合は、必ず暗号化（パスワードの設定）し、データ保存は一時利用に限定します。利用後は速やかにデータを消去しましょう。

可搬記録媒体を社外に持ち出す場合は、盗難や紛失に最善の注意を払ってください。万が一事故が発生した場合は、まず上長に報告し、情報システム管理者からの指示に従うようにします。

可搬記録媒体を郵送などで送付する場合は、各配送業者のセキュリティ輸送サービスや書留郵便などを利用してください。廃棄する場合にも、データを初期化したり物理的に破壊したりして、廃棄先からの情報漏洩がないように注意すべきです。会社支給のUSBメモリは廃棄せず返却しましょう。