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秘密電子データは組織の情報を保管した非常に重要なデータです。企業のセキュリティを保護するため、社員全員が取扱い方を深く理解しておかなければなりません。

今回は秘密電子データとは何なのか？使用するときの注意点は何か？について解説します。

ウーバー元役員が会社の機密情報を持ち出す

デリバリーサービス「Uber Eats」の元役員が、会社の機密情報を社外に持ち出したとして処分されました。

事業改善計画や顧客分析など、重要な機密情報を転職先で利用する恐れがあるとして、東京地裁は2021年5月から2022年2月まで、約9ヶ月間の業務停止を命じたとのこと。元役員は業務用パソコンから大量のデータを意図的に持ち出していましたが、「機密情報ではない」と反論し容疑を否認しています。

しかしその反論は認められず、東京地裁は競合他社での勤務禁止期間を定めたUberの雇用契約に沿って処分を決定しました。

Uberは2021年11月にも元役員対し約5500万円の損害賠償を求める訴訟を起こしています。

秘密電子データとは

会社情報のうち、カタログなどで社外に向けて広く公開している「公開情報」をのぞいた情報を秘密情報と言います。秘密情報は、漏えいすることによる被害の大きさに応じて、3段階に分類されます。

最も秘密性が高いのがレベル3の「極秘」で、これが漏えいすると会社にきわめて重大な影響を及ぼす可能性のある情報、と定義されています。レベル2は「社外秘」と言い、このうち、秘密保持契約を締結し他社へ開示する情報は「関係社外秘」と呼ばれます。レベル1は「取扱注意」で、秘密情報のうち、レベル2、3以外の情報となります。

秘密電子データは、グループ各社が取扱うすべての情報のうち、ファイルサーバや個別業務システムに保存された電磁化情報の「極秘」「社外秘」「関係社外秘」に該当するものです。あらゆる書類が、紙ベースから電子データへ移行しつつある現代において、秘密情報もデータ化されています。今後はさらに重要視されていくデータベースの一つになることは間違いありません。

秘密電子データを取り扱うときの注意点

秘密電子データをクラウドサービスへ保存する場合は注意が必要です。会社で決められたルールに従って、クラウドサービスの利用申請や承認を得た後でアップロードするようにしましょう。

なぜならば、サイバー攻撃などの要因でクラウドサービスに保存したデータが外部に漏えいする可能性があるからです。また、ウイルス侵入により、クラウドサービスのアカウントが第三者に悪用される危険性もあります。不正アクセスされることで保管しているすべての情報が外部へ伝わってしまいます。

秘密電子データを取り扱う際は、常に情報リスクを念頭に置き、慎重になることが求められます。自分のせいで企業がダメージを受けるかもしれない、と意識した行動を心がけましょう。